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2015年12月 9日 (水)

Apple Store銀座で学ぶ、『Evernote Business』のメリット

本日(すでに昨日ですが)Apple Store銀座さんで『Evernote Businessの“業務に差が出る”活用法』というイベントが開催された。

いつものユーザー向けイベントとは違って、どっちかっていうとお仕事の方、スーツを着た方が多いが、Apple Store銀座の3階スペースは満席で立ち見が出るほど。

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今回のテーマは、『Evernote Business』ということで、実際に会社でBusinessアカウントを運用されている4人が登壇されていた。私もずっとPremiumアカウントでは使っているが、Businessアカウントは使ったことがないので、興味津々。

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登壇されていたのは、左から、ファシリテーターを務めてらしたEvernote Japanの上野美香さん、Businessアカウントを運用されている株式会社クシタニの櫛谷信夫さん、コクヨ株式会社の山崎篤さん、株式会社知財コーポレーションの藤森融和さん、堀江織物株式会社/ハッピープリンターズの堀江賢司さん。

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EvernoteのBusinessアカウントって、とっても便利にできてて、会社がBusinessアカウントを取得してくれれば、個人ノートに10GB、さらに共有ビジネス用途に2GB(×人数分)のアップロード量(トータルの量ではなくて、月のアップロード量。この量はよほどのことがなければ使い切れない)が提供され、個々のアカウントで情報をシェアできて、会社側で情報やアクセス権を管理できて、しかも最終的に離職したり、チームを離れたりしても、個人の情報と、会社の情報を任意に切り離せるという素晴らしいシステム。

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書類、名刺、メモ書き……などあらゆる情報を共有しながら、個別に管理できるというスゴイシステムで、月額の使用料は1100円(/月/人)。うまく使いこなせるなら使わない理由はなにという素晴らしいサービスだ。

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クシタニさんは、バイク用レーザースーツのメーカー。本社や、直営店、工場などに散逸している情報をEvernote経由でとりまとめ、共有してるという。店舗の陳列棚の変更指示など、写真を撮ってそこに書き込んだりと、離れた場所での情報をうまくEvernoteで共有してやりとりされているという。

興味深かったのは全員がBusinessアカウントというわけではなく、情報を発信する主たるメンバーがビジネスアカウントで、情報を受けとるだけでいい方は(レザースーツ製造の現場には普段パソコンなどを使わない高齢の方もいらっしゃる由)普通の無料アカウントで運用されているとのこと。たしかに、それでもノートを共有することはできるのだから、そういう運用もありなのかもしれない。

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ちなみに、まったくの余談になるが、私は今の会社に入社して最初の7年ほどはバイク雑誌にいたのだが、その当時、雑誌の撮影のためのレザースーツはクシタニさんで製作していただいており、櫛谷信夫さんや淳一さんには、大変お世話になっていた。私は、信夫さんが登壇されることを知っていて取材にうかがっていたが、信夫さんは、私が取材として撮影しているのを見て、「あれ? なぜここに?」と、とっても不思議だったそうだ。もっぱらサーキットでお会いしてましたから、不思議に思われるのもごもっとも(ご存知の方もいらっしゃるかもしれませんが、FBアカウントで使っている写真で着てるレザースーツの肩のところには燦然とクシタニのマークが輝いています)。

コクヨさんは会社全体で使っているわけではなく、山崎さんがいらっしゃるCamiAppなどを扱っていらっしゃる部署のみで、特別に許可をもらってEvernoteを運用しているとのこと。実際、日本の大企業では、情報漏えいを防いだりする観点から、Evernoteなどのクラウドサービスを使えない会社も多い。『企業秘密』をしっかり守ろうとすれば、そういう視点になるのも分からなくはないが、多くの人が情報共有をうまく使って作業効率を上げている時に、それでいいのかどうかは議論の余地があるだろう。山崎さんのチームでは、CamiAppなどを使って手書きのノートなども共有していっているという。

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知財コーポレーションの藤森さんのところでは、チームで情報を共有し、たとえばメールの文面のフォーマットを共有したり、名刺連絡先情報などを共有していくことで、実際にEvernote Businessを導入してから取引先件数なども大きく伸びているという。

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堀江さんは、愛知県の堀江織物と、原宿にあるハッピープリンターズの両方のお仕事をされているが、それぞれのドキュメントを分けたり、別々のひとたちと共有したりするのにEvernoteを便利使っているという。かなりのヘビーユーザーで、契約関係の書類などもEvernoteで取りまとめて共有したり、逆にリテラシーの高くない人から情報を上げて欲しい時にはEvernoteのアカウントをセッティングしたスキャナーを渡して、「書類を入れて、このボタンを押してね」とだけ言っておくのだそうだ。そうすれば、ちゃんとパソコンを使わないような人からの情報も上がってくるとのこと。また、FAXも受信したらEvernoteにメールで転送されるようにセッティングされているとのこと。あまりPCの世界でない人たちとの共有術がとても参考になった。

全般にみなさん、登壇されている方はリテラシーの高いとんがった方が多いのだが、いかにして会社の他の人にメリットを認めてもらったか、どうやって他の人がEvernoteを使えるようにしていったかという話が非常に勉強になった。

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Evernote Businessについて、くわしくは、こちら





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flick! editors

  • 村上タクタ

    村上琢太。ガジェット好きの雑誌屋。'92年入社以来趣味誌ひと筋。バイク雑誌RIDERS CLUBから、現在はコーラルフィッシュRCエアワールドの編集長も務める。機能を突き詰めてカッコよくなったガジェットと、アイデアと楽しさに満ちたウェブサービスを紹介する本『フリック!』の編集活動に奮闘中。twitterアカウントは@flick_mag

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